Print PV: Un Caso de Éxito en la Transformación Digital

En el corazón de Puerto Vallarta, México, Print PV, una empresa destacada en el sector de impresión, enfrentaba un desafío común en el mundo empresarial moderno: la fragmentación de sus sistemas operativos. 

Antes de su transformación, la compañía lidiaba con una variedad de herramientas no integradas, lo que resultaba en ineficiencias y pérdida de información. La decisión de Mario Jiménez, CEO de Print PV, de migrar completamente a Odoo marcó el inicio de una nueva era de eficiencia y crecimiento para la empresa.

Mario Jimenez, CEO de PrintPV

Como expertos en transformación digital para empresarios y empresas, en Lucion nos enfrentamos regularmente a desafíos sobre cómo agilizar procesos, facilitar el proceso de ventas y mejorar la experiencia del cliente.

Uno de nuestros primeros y más exitosos casos en el camino hacia la transformación digital fue con PrintPV, una empresa dedicada al sector de impresión. Desde 2021, hemos trabajado con ellos para evoLUCIONar sus procesos mediante la transformación digital.

Nuestra herramienta preferida para este tipo de proyectos es Odoo. En este artículo, destacaremos cómo la implementación de Odoo y su extenso conjunto de herramientas y funcionalidades han facilitado y mejorado significativamente las operaciones de PrintPV.

Inspirados por libros como 'Piensa como Amazon' y 'Scaling Up', Mario Jiménez, el CEO de PrintPV, soñaba con tener su empresa completamente digitalizada. Por fortuna, en un encuentro con Robbie Stevenson, CEO de Lucion, se abrió el camino para hacer realidad este sueño, y el resto es historia.

Es conocido por su flexibilidad y por ofrecer una suite integrada de aplicaciones de negocios que abarcan desde la gestión de relaciones con clientes (CRM), ventas, inventario, planificación de recursos empresariales (ERP), contabilidad, hasta la gestión de proyectos, recursos humanos, y mucho más.

Una de las principales ventajas de Odoo es su modularidad, lo que significa que las empresas pueden empezar con un conjunto básico de aplicaciones y luego agregar más módulos según sea necesario. Esto lo hace adecuado tanto para pequeñas empresas como para grandes corporaciones.

Odoo se destaca por su interfaz de usuario intuitiva y su enfoque en la usabilidad, lo que facilita su adopción por parte de los usuarios. Además, al ser una plataforma de código abierto, permite una personalización extensa para adaptarse a las necesidades específicas de cada negocio. También ofrece opciones tanto para la implementación en la nube como en servidores locales, brindando flexibilidad en términos de configuración y gestión de la infraestructura de TI.

El Desafío de la Fragmentación

Utilizando WordPress, WooCommerce, el portal SAT México y Trello, Print PV se encontraba en una encrucijada tecnológica. 

Cada herramienta, aunque eficaz por sí sola, operaba en un silo, creando barreras en la comunicación y eficiencia.

La Solución Integral de Odoo

La colaboración con Lucion trajo consigo una solución revolucionaria: la implementación integral de Odoo. Esta decisión estratégica significó abandonar la dependencia de múltiples plataformas a favor de un sistema unificado que manejaría todos los aspectos del negocio.

Implementación Completa en Odoo:

• Gestión de Inventario: 

Al comenzar la colaboración con PrintPV, uno de los desafíos que enfrentaron fue la falta de un sistema eficiente para gestionar el inventario, lo que resultó en demoras en las entregas a los clientes. 

En la industria de la impresión, es común que los clientes no planifiquen adecuadamente y trabajen bajo presión, lo que lleva a solicitar impresiones de un día para otro. Como empresa en Vallarta, otro problema era que PrintPV tenía que solicitar recursos de otras ciudades industriales, lo que provocaba retrasos en los tiempos de entrega.

Por lo tanto, optamos por abordar primero ese desafío para garantizar que no haya obstáculos en el proceso de entrega a los clientes.

Con Odoo, Print PV pudo gestionar su inventario de manera eficiente, estableciendo alarmas de stock mínimo y asegurando la disponibilidad de materiales esenciales.

Mediante este pequeño ajuste de garantizar que el almacén siempre cuente con los materiales necesarios para cualquier impresión, los clientes que antes optaron por llevar su negocio a la competencia debido a los tiempos de entrega urgentes pudieron quedarse. PrintPV no aumentó su estrategia de marketing ni contrató más vendedores, simplemente resolvió un problema en su cadena de suministro y gracias a eso, en menos de 3 meses, aumentaron sus ventas en un 30%.

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• Sitio Web y Comercio Electrónico: 

Otra estrategia que implementamos fue mejorar la experiencia del cliente. Anteriormente, debido a la fragmentación de los procesos en diferentes plataformas, era común que un empleado tuviera que consultar a otro sobre el estado de un producto. Al centralizar todos los procesos de la empresa en una sola plataforma, agilizamos la verificación del estado de los envíos para los clientes. 

Gracias a las herramientas digitales de Odoo, como el chat en vivo en el sitio web y la integración de WhatsApp para gestionar pedidos, enviar facturas, hojas de entrega y notificaciones de disponibilidad de productos, logramos aumentar la rapidez en la atención a los clientes, lo cual resultó fundamental dada la naturaleza de la industria.​

La página web y las funcionalidades de comercio electrónico se integraron completamente en Odoo, proporcionando una experiencia de usuario fluida y coherente.

Otra cosa que facilitamos en el ecomercio de PrintPV era dar los clientes su propio biblioteca donde pudieron subir sus archivos para la impresión, reduciendo tiempos de impresión en lo que alguien de la empresa pide el archivo, recibirlo, revisarlo y enviar a impresión.

• Cotizaciones y Facturación: 

El proceso de cotización y facturación se simplificó, permitiendo una gestión financiera más precisa y menos laboriosa.

Gracias a la rapidez y facilidad de cotización casi instantánea en Odoo, PrintPV experimentó un aumento en el volumen de cotizaciones realizadas. En 2022, se cotizaron $25,111,400.33 pesos mexicanos y en 2023, $50,309,962.00, lo que también se refleja en un aumento significativo de las ventas.

• Gestión de Producción: 

Odoo, como una plataforma totalmente integrada, simplifica el proceso de producción desde la venta. El control de inventario se logra gracias a esta herramienta, donde cada producto dado de alta en el comercio electrónico tiene vinculada una lista de materiales por consumir.

Desde la recepción de pedidos hasta la entrega final, todos los procesos de producción se centralizaron en Odoo, mejorando la coordinación y el seguimiento.

El Impacto: 

Una Transformación hacia el Crecimiento

La adopción de Odoo por parte de Print PV trajo consigo resultados impresionantes:

• Eficiencia Mejorada: 

La centralización de procesos redujo significativamente los tiempos de espera y los errores manuales.

• Crecimiento del 30% en 3 Meses: 

Esta eficiencia operativa fue un factor clave en el impresionante crecimiento de Print PV.

• Crecimiento del 162% en 2 años: 

No son muchas las empresas que pueden presumir de un crecimiento tan impresionante.

• Promesa de Marca Cumplida: 

"Hacemos que las cosas sucedan" se convirtió en una realidad, gracias a la agilidad y rapidez en la gestión de pedidos.

Lecciones para el Futuro

La experiencia de Print PV con Odoo ofrece valiosas lecciones para otras empresas:

• Integración Total es Posible y Beneficiosa: 
  
  La unificación de todas las operaciones en una sola plataforma puede transformar radicalmente un negocio.
  
  
• Adaptabilidad y Escalabilidad: 
  
  Odoo demostró ser una herramienta adaptable y escalable, capaz de crecer junto con la empresa.
  
  
• Compromiso con la Innovación: 
  
  La decisión de adoptar una solución ERP integral refleja una mentalidad orientada hacia la innovación y la mejora continua.

La historia de Print PV no es solo un caso de éxito empresarial; es un ejemplo inspirador de cómo la tecnología adecuada, implementada estratégicamente, puede ser el motor de un cambio revolucionario y sostenible.