Como expertos en transformación digital para empresarios y empresas, en Lucion nos enfrentamos regularmente a desafíos sobre cómo agilizar procesos, facilitar el proceso de ventas y mejorar la experiencia del cliente.
En una reciente encuentro con una empresa dedicada al sector de embarcaciones, nos encontramos con la pregunta de cómo podríamos evolucionar sus procesos mediante la transformación digital.
Como en el 99% de los casos, nuestra herramienta preferida es Odoo. Por ello, en este artículo, propondremos cómo la implementación de Odoo y su extenso conjunto de herramientas y funcionalidades pueden facilitar y mejorar significativamente las operaciones de Yacht Moments o incluso empresas parecidas
¿Qúe es Odoo?
Odoo es un conjunto de aplicaciones de software de código abierto que se utilizan para la gestión empresarial.
Es conocido por su flexibilidad y por ofrecer una suite integrada de aplicaciones de negocios que abarcan desde la gestión de relaciones con clientes (CRM), ventas, inventario, planificación de recursos empresariales (ERP), contabilidad, hasta la gestión de proyectos, recursos humanos, y mucho más.
Una de las principales ventajas de Odoo es su modularidad, lo que significa que las empresas pueden empezar con un conjunto básico de aplicaciones y luego agregar más módulos según sea necesario. Esto lo hace adecuado tanto para pequeñas empresas como para grandes corporaciones.
Odoo se destaca por su interfaz de usuario intuitiva y su enfoque en la usabilidad, lo que facilita su adopción por parte de los usuarios. Además, al ser una plataforma de código abierto, permite una personalización extensa para adaptarse a las necesidades específicas de cada negocio. También ofrece opciones tanto para la implementación en la nube como en servidores locales, brindando flexibilidad en términos de configuración y gestión de la infraestructura de TI.
Quienes son Yacht Moments
Primero, queremos presentarles a Yacht Moments, una destacada empresa ubicada en Puerto Vallarta, Jalisco, México, dedicada a ofrecer servicios de alquiler de yates de lujo, fiestas de pesca, pesca privada, excursiones a las Islas Marietas y avistamiento de ballenas. Son ampliamente reconocidos por su alta calidad, atención al cliente y organización. Sin embargo, como ocurre con todas las empresas, Yacht Moments enfrenta desafíos diarios para mantener su nivel de calidad, eficiencia operativa y rentabilidad.
Durante el encuentro que tuvimos con ellos, nos compartieron varios aspectos que, de ser modificados o mejorados, podrían facilitar significativamente sus operaciones, ahorrar tiempo y mejorar aún más la experiencia de sus clientes.
¿Cuales desafios tienen?
Como ocurre con todas las empresas, siempre existen desafíos que enfrentar y procesos que mejorar, especialmente en un mundo en constante cambio. Durante la conversación que mantuvimos con Yacht Moments, nos expresaron varios aspectos que les gustaría mejorar o digitalizar.
Gestión de Reservas y Disponibilidad de Barcos:
El proceso actual requiere que los agentes se comuniquen directamente con Yacht Moments para verificar la disponibilidad de los barcos, lo cual es ineficiente y consume mucho tiempo.
Esto puede llevar a errores en la reserva y a una gestión ineficaz del inventario de barcos disponibles.
Proceso Manual de Emisión de Tickets:
Utilizando Canva para crear tickets, Yacht Moments invierte tiempo significativo en tareas manuales para personalizar cada ticket con nombres de clientes, números únicos, horarios de recogida, y nombres de barcos.
Este proceso es propenso a errores y es poco escalable.
Comunicaciones con Clientes:
El envío manual de recordatorios y confirmaciones a los clientes a través de WhatsApp es un proceso que consume mucho tiempo.
Tambien, es susceptible a ser olvidado o a errores, lo que podría afectar la experiencia del cliente.
Seguimiento de Pagos:
Yacht Moments enfrenta desafíos en el seguimiento de pagos, especialmente cuando los hoteles venden tickets y pagan semanas después.
La falta de un sistema de seguimiento de pagos eficiente puede llevar a problemas de flujo de caja y dificultades en la reconciliación financiera.
Recopilación de Feedback de Clientes:
La empresa carece de un método sistemático para recopilar y analizar la satisfacción del cliente, lo que es crucial para mejorar el servicio y ajustar las ofertas según las preferencias de los clientes.
Gestión de Anticipos y Pagos:
La gestión de anticipos y pagos pendientes es otro desafío, ya que requiere un seguimiento constante y comunicación con los clientes, lo que actualmente se hace de manera manual y puede llevar a ineficiencias y errores.
Estos desafíos, en conjunto, señalan la necesidad de un sistema integrado que pueda automatizar y optimizar los procesos de Yacht Moments, mejorando la eficiencia operativa, la experiencia del cliente y la gestión financiera.
Odoo, con sus diversas funcionalidades y capacidad de personalización, se presenta como una solución potencial para abordar estos problemas de manera efectiva.
¿Cómo transformaríamos su operación?
Gestión de Relaciones con Clientes (CRM) y Ventas:
Gestión de Leads y Oportunidades:
Seguimiento de consultas de conserjes y operadores turísticos. Convertir estas consultas en oportunidades y seguirlas a través del embudo de ventas.
Yacht Moments tiene la oportunidad de aprovechar el CRM de Odoo para gestionar de manera eficiente cada interacción con sus clientes. Mediante la definición de un flujo de ventas por etapas y la automatización de tareas y actividades, se puede asegurar que ningún cliente quede desatendido. La herramienta CRM de Odoo es altamente personalizable y ofrece la ventaja de estar vinculada con WhatsApp, lo cual es un gran beneficio.
Esta funcionalidad resulta particularmente útil para el seguimiento de grupos, permitiendo a Yacht Moments mantener una comunicación fluida y organizada con cada segmento de clientes.
Con esta integración, la empresa puede mejorar significativamente la gestión de sus relaciones con los clientes, optimizando así su proceso de ventas y mejorando la experiencia general del cliente.
Comunicación Automatizada:
Configurar correos electrónicos o mensajes automáticos para confirmaciones de reservas, recordatorios y seguimientos, reduciendo el esfuerzo manual en el envío de mensajes de WhatsApp.
En Lucion, crearemos una cuenta con Meta para utilizar la API de WhatsApp, lo que nos permitirá integrar completamente WhatsApp en Odoo. Esto resultará en la capacidad de enviar comunicaciones, recordatorios y tickets a los clientes de Yacht Moments directamente a través de WhatsApp.
Odoo dispone de varias herramientas para automatizar las comunicaciones, como el envío masivo de correos electrónicos, envío masivo de SMS, WhatsApp, así como automatizaciones de marketing para manejar situaciones de manera automática.
Reservas y Programación:
Integración con Calendario:
Gestionar la disponibilidad de los barcos, los horarios de los tours y las reservas. El sistema puede mostrar la disponibilidad en tiempo real a los agentes, permitiéndoles reservar tours directamente.
Odoo ofrece varias maneras de gestionar los barcos. Sugerimos utilizar la Herramienta de Gestión de Eventos de Odoo para los tours fijos, y la Herramienta de Citas de Odoo para las opciones de alquiler de barcos privados. Dado que los calendarios están vinculados, Yacht Moments obtendría información en tiempo real sobre la disponibilidad de sus barcos y tours.
Además de información en tiempo real sobre la disponibilidad, también se proporcionará información actualizada sobre los espacios disponibles. Por ejemplo, en la herramienta de Gestión de Eventos, la cantidad de asientos disponibles se mostrará automáticamente, permitiendo a los agentes de ventas verificar y reservar asientos de manera autónoma sin necesidad de confirmar directamente con Yacht Moments.
Plataforma de Reservas Personalizada:
Desarrollar un módulo para que los agentes ingresen detalles como número de personas, tipo de tour, lugar de recogida, etc., que crea directamente un ticket en el sistema.
Sistema de Tickets:
Generación Automática de Tickets:
Reemplazar el proceso manual con Canva por un sistema automatizado que genera y envía tickets con números únicos, nombres de clientes y otros detalles.
Una de las características destacadas de Odoo en su aplicación de eventos es la gestión de boletos digitales. Sugerimos utilizar esta aplicación para facilitar la venta de boletos para las embarcaciones programadas. Esto nos permitirá automatizar las reservaciones, la captura de datos, los pagos, e incluso registrar cupones y promociones de los agentes de ventas que distribuyen los boletos. El sistema podría configurarse para enviar automáticamente los boletos a los destinatarios a través de WhatsApp o correo electrónico.
Ticketing Digital:
Los tickets pueden enviarse digitalmente por correo electrónico o WhatsApp e incluir códigos QR para un fácil check-in.
Los tickets se puede personalizar.
Contabilidad y Finanzas:
Seguimiento de Pagos:
Monitorear los pagos de hoteles y agentes. El sistema puede señalar pagos atrasados y enviar recordatorios automáticos.
La aplicación de contabilidad de Odoo es una herramienta tremendamente poderosa que facilita el seguimiento de pagos, anticipos, facturas e incluso datos financieros de la empresa. Permite generar todo tipo de informes de manera fácil y obtener datos en tiempo real. Además, ofrece la posibilidad de enviar enlaces de pago y facturas a través de WhatsApp o correo electrónico.
Gestión de Anticipos:
Gestionar y hacer seguimiento de los anticipos para las reservas, con recordatorios automáticos para los pagos pendientes.
Encuestas y Retroalimentación:
Módulo de Retroalimentación del Cliente:
Después del tour, enviar automáticamente encuestas de satisfacción a los clientes. Estos datos pueden utilizarse para mejorar el servicio y las estrategias de marketing.
Odoo dispone de una herramienta de encuestas que se puede utilizar para enviar a los clientes después de su tour, con el fin de capturar información valiosa. Incluso es posible enviar enlaces a Google para que los clientes puedan dejar comentarios en las redes sociales.
Marketing y Promociones:
Herramientas de Email Marketing:
Crear y enviar correos electrónicos promocionales. Segmentar la base de datos de clientes para campañas de marketing dirigidas.
Odoo cuenta con una amplia gama de herramientas de marketing, incluyendo envíos de correos electrónicos masivos, SMS masivos, WhatsApp masivo e incluso la aplicación de campañas automatizadas. Todo esto ayuda a Yacht Moments a incrementar la difusión de sus mensajes.
Además, Odoo dispone de una aplicación para monitorear publicaciones en redes sociales e incluso para publicar posts. Esto es sumamente útil para la gestión de publicidad y la colaboración entre el equipo de marketing y la gerencia, permitiendo solicitar aprobaciones de contenido antes de publicarlo en las redes.
Odoo: Correos Masivos
Odoo: Automatización de Marketing
Odoo: Social Marketing Aplicación
Programas de Lealtad:
Implementar programas de lealtad para clientes habituales o agentes que reserven tours frecuentemente.
Incluso es posible generar códigos especiales y entregarlos a las agencias para monitorear de manera más fácil el origen de los prospectos. Esto también facilita el pago de comisiones o servicios, o incluso permite premiar a los vendedores o agentes externos (como conserjes) que generen más ventas o referencias. Si se manejan precios preferenciales para ciertos lugares, se pueden aplicar descuentos utilizando el código promocional asignado a cada agente
Informes y Análisis:
Informes Personalizados:
Generar informes sobre ventas, retroalimentación de clientes, tasas de utilización de barcos y rendimiento de agentes.
Definir los KPIs que Yacht Moments utiliza habitualmente para medir objetivos y resultados nos permitiría personalizar los informes en Odoo para satisfacer estas necesidades específicas. Una de las grandes ventajas de Odoo es la capacidad de crear informes y gráficos personalizados, y todo se carga en tiempo real.
Dashboard:
Un panel centralizado para una visión general en tiempo real de las operaciones del negocio. 
Capacidades de Integración:
Integraciones con Terceros:
Integrar con WhatsApp para comunicación, pasarelas de pago para transacciones y otras plataformas necesarias.
Odoo está completamente integrado con la API de WhatsApp de Meta, lo que permite el uso extensivo de herramientas de notificaciones y mensajería.
Se puede conectar con Paypal, Stripe, Mercado Pago y más...
Accesibilidad Móvil:
Aplicación Móvil:
Utilizar la aplicación móvil de Odoo para la gestión en movimiento, permitiendo al personal acceder a la información y realizar tareas desde cualquier lugar.
Hoy en día, el acceso a la información en el momento es vital, y no hay nada mejor que una aplicación móvil que te brinde toda la información y funciones que necesitas para llevar a cabo tus tareas."
Personalización y Escalabilidad:
Soluciones a Medida:
Personalizar los módulos de Odoo para adaptarlos a las necesidades específicas de Yacht Moments.
Como expertos en todo lo relacionado con Odoo, nosotros en Lucion adaptaremos y personalizaremos Odoo a las necesidades específicas de Yacht Moments. Odoo es una herramienta excelente, pero es solo tan buena como las personas que saben cómo utilizarla. Por lo tanto, en Lucion, una gran parte de nuestro trabajo es capacitar a la gente en cómo usar el sistema y cómo aprovecharlo al máximo potencial.
Escalabilidad:
A medida que el negocio crece, se pueden agregar módulos y características adicionales para soportar nuevos requisitos.
Estos son los desafíos que enfrenta Yacht Moments, los cuales son similares a los de muchas otras empresas con las que nos hemos encontrado durante nuestra trayectoria como Consultores en Transformación Digital. Y así es como resolveríamos estos problemas utilizando una herramienta como Odoo. Por supuesto, lo que no se aprecia aquí en este blog es la extensión completa del proceso de configuración y capacitación de una empresa como Yacht Moments para usar Odoo.
Como socios oficiales de Odoo, entendemos muy bien la herramienta y hasta la fecha hemos realizado cientos de implementaciones en todo tipo de empresas. Nuestro principal talento reside en capacitar a los equipos en cómo usar la herramienta.
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Robbie Stevenson
Digital Transformation Consultant
Yacht Moments: Empresa especializada en tours de pesca y paseos en embarcaciones.